これでPTAも大丈夫!? ママが「話をわかりやすく伝える」コツ

【ママからのご相談】
今度の4月から、小学校のPTA役員をすることになりました。会議で意見をまとめたり、連絡事項を皆さんに伝える機会があるため、今から不安です。

私はわかりやすく話をするのが苦手で、話しているうちに、自分でも何が言いたいのかわからなくなってしまうことがあります。

以前、夫に「話が長くて何が言いたいかわからない」と言われたこともあります。

わかりやすく伝えるためには、どんなことに気をつければ良いか教えてください。

a 短く伝えるとわかりやすい!

ご相談ありがとうございます。ママカウンセラーの赤井理香です。

役員になると急に人前で話す機会が増えるので、ご相談者さまのように“話し方”“伝え方”で不安を感じる方がいらっしゃいます。

不安になって、丁寧に伝えようと思えば思うほど話が長くなって、余計にわからなくなる……。という事態は避けたいですね。

わかりやすい伝え方のコツは、話の“短さ”にあるようです。

今回は、樋口裕一さん著書『頭のいい人は「短く」伝える』から、スッキリ、わかりやすく伝えるコツについてお伝えします。

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話が長いと焦点がぼやける!

メールでも、会議でも、電話でも……。

誰でも一度くらいは、人と話していて「話があちこち飛びすぎて、結局何が言いたいかがわからない」と感じた経験があるのではないでしょうか。

話が伝わりにくいのは、“話が長くて焦点がぼやける”ことが原因として考えられます。

樋口裕一さんは、本の中で、伝え方の上手な人について

情報のムダが省かれ、必要なことがミニマムにまとまっている。

上記のように表しています。

確かに、すぐに内容がわかる人のメールは、短く、必要な事柄について簡潔に述べられています。

逆に、前置きが長く、一つの文で複数の事柄について述べられているメールは、どれが一番伝えたいことかわかりにくいと感じます。

では、実際、必要なことを短くまとめるためには、どうしたらよいのでしょう?

そこで登場するのが“要約”です。

型にはめて要約することでグッと伝わりやすくなる!

本の中では、要約する方法として、「論理の型」=4部構成」に当てはめることを勧めています。

第1部 問題提起→「〜だろうか」

第2部 意見提示→「確かに〜しかし〜」

第3部 展開→「その背景には」「なぜなら」

第4部 結論→「よって、〜である」

小論文のときに習う起承転結ですが、これが、会話においても、文章においても、“伝えること”の基本になると、本書では述べています。

そして、究極的には、4部をそれぞれ1行ずつ、計4行でまとめることが可能だと、樋口さんはおっしゃっています。

日常会話でも“4行”を意識して“短く伝える”習慣を!

伝えたいことを型にはめて4行にまとめてから伝える習慣をつけることで、ご相談者さまの悩みである

・話しているうちに、自分でも何が言いたいのかわからなくなってしまう
・話が長くて何が言いたいかわからないと言われる

この2つは大分改善されるはずです。

ただ、何事も習慣にして、すんなり出るようになるまでには、繰り返すことが必要です。

日常会話でも、「型にはめて4行にまとめて、頭の整理をしてから話す」ことを意識してみてくださいね。

【参考文献】
・『頭のいい人は「短く」伝える』樋口裕一・著

●ライター/赤井理香(働くママ応援家)

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