学校のプリント多すぎ! 書類をパターン別に収納&処分するアイデア集

【ママからのご相談】
3人の子どもがいる30代主婦です。紙類がたまってしまい困っています。紙類の整理するときのポイントを教えてください。

書類の分類方法

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まずは書類を、“大事な書類”“取扱説明書”“暮らしの書類”の3つに分けましょう。

“大事な書類”とは、“家の権利書”や“マンションの規約”“保険証書”“投資の取引明細”“確定申告後の領収書”など、めったに利用しないものの、重要。そういった書類をさします。

“取扱説明書”は説明要らずですね。家電の不調時などに必要になります。

3つめの“暮らしの書類”は、“学校からのプリント”“郵便物”“レシート”“ガス・電気の検針票”“クレジットの明細”などです。

(1)大事な書類

この書類の中には更新書類がくるものもあります。書類が届いた場合は、「今度差し替えよう」などと後回しにせず、すぐに最新の情報にしましょう。

なくなっては困る書類も含まれています。盗まれないよう保管には注意を払いつつも、災害時などスムーズに持ち出せるようひとまとめに収納することが大切です。

(2)取扱説明書

これは保証書とともにすべての取説をひとまとめに収納しておきましょう。取説に関しては、モノを買い替えるときや処分する際に捨てるようにしましょう。

コマメなことが苦でない方は、保証期間が切れたら保証書を処分してみてください。

(3)暮らしの書類

暮らしの書類は、さらに生活書類子ども書類に分類します。

暮らしの書類は、「後でやろう」と思うとあっという間にたまっていきます。ため込まないためにもDMはすぐに目を通し、一時保管か処分できるものか判断してください。

一時保管が必要な書類は一時保管ボックスを作り、その中に入れていきましょう。

【学校や幼稚園からのプリント】

そして学校や幼稚園などの子ども書類。コクヨS&Tの調査によれば、中高生一人あたりの学校での年間プリント配布枚数は1,000枚を超えているとのこと。

その枚数を知ると、子どもたちへの配布だけでなく、家に入ってくるお便りが多いのも納得できますね。

(a)保管書類

これは年度スケジュールや日程表、連絡網など。使うことはあっても差し替えることはめったにないので、1冊のファイルにまとめておきます。

(b)一時保管

遠足やバザーのお知らせといった少し先の行事についてのお知らせなどです。

そういったお便りは期日が過ぎたらすぐ処分できるよう、手間がかかるファイルには入れず一時保管用のクリアファイルやファイルボックスを作りましょう。

保管ファイルと同じ場所で収納しておくといいですね。そうそう、兄弟がいる場合は別々に作ることをお勧めしますよ!

書類の収納&処分アイデア8つ

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(1)シュレッダーを玄関に置く

最もたまりやすい書類のひとつが、毎日のようにポストに投函されるチラシやダイレクトメール。

これらはひと目見ただけで不要なものと判断できるため、手に取ったらそのまま処分するようにしましょう。

そのままゴミ箱へ放り込んでも構いませんが、住所も載っていますしシュレッダーにかけるのが安心でしょう。

玄関にシュレッダーを置いておくと、「後でやろう」とならずにその場で処分することができます。

シュレッダーは手動の方が安価ですが、どうしても「面倒くさい」となってしまうため、小型のものでも電動タイプがおすすめです。

(2)収納・処分のルールを作る

書類がどんどんとたまっていき管理しきれなくなってしまうのは、収納のルール作りをしていないから。

片付けが苦手という人は多いと思いますが、それは管理能力が低いというわけではなく、収納に際してルールがないことで“無意識に”たまっていってしまうからなのです。

“子どもの書類はここ”“一時的に必要な書類はここ”というように収納のルールを決めておけば、書類を手にしたときにいちいちどうしようか悩むことがなくなります。

また、“学校関係の書類は2年過ぎたら捨てる”“領収書は3年保管する”というように、書類を保管するときには同時に捨てるルールを作るようにしましょう

それによって、後から書類を整理しようとしたときに迷いを生むことがなくなります。

「あー、これどうしよう?」などと悩む時間が書類整理の大きな足かせとなるのです。

(3)一緒に保管するものはホッチキスで留める

家電の説明書と保証書などのように、ひとまとめにして一緒に保管しておくべきものはホッチキスを使ってとじてしまうのが効率的です。

どちらか一方はあるのにもう一方が見つからない、というムダをなくすことができます。

(4)使う頻度の高いものは見える場所に置く

学校や役所への提出書類、カタログ雑誌など、収納後に再び取り出す可能性の高いものは“すぐにしまえてすぐに取り出せる”場所に置くことが収納のコツ。

部屋の見える場所に壁掛け収納などを設置し、すぐに取り出せるようにすることで作業の効率化をはかることができます。

(5)データ化する

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書類のなかには、説明書などのように必ずしも現物そのものが必要なわけではなく、書いてあることが読めればいいというものもありますよね。

そういった書類はスキャンして、データとして残しておけば書類そのものは捨てることができます。

スキャナーがあればそれを使えばいいですし、ない場合にはスマートフォンのドキュメントスキャンアプリで読み込むこともできます。

データにしておけば場所をとることもありませんし、読みたいと思ったときにスマホで手軽に読むことができるなど良いことづくしと言えるでしょう。

(6)1クリアファイル=1書類

書類はA4サイズのものが多いと思いますが、領収書や家電の保証書などそれ以外の大きさのものもあります。

これを同じように収納しようとすると、大きな書類に小さな書類が隠れてしまったり、重ねると厚みが異なってでこぼこになってしまったりとうまく収納できません。

そんなときは、1つのクリアファイルに書類は1つと決めてしまうのがおすすめです。

こうすれば、裏に隠れた書類を探したり何枚もめくって目的の書類を探したりすることがなくなります。3枚でひとまとめのような書類であれば一緒にして構いません。

書類のサイズをそろえるだけで収納しやすさが飛躍的に上がります。もったいない使い方と思うかもしれませんが、まとめ買いすればファイルは1枚10円以下。

また、この収納のメリットとして、追加で買い足しても常にデザインが統一されるということもあります。

書類が増えるたびにファイルやボックスを買い足して、バラバラのサイズやデザインのものが溜まっていくという状況も避けることができます。

(7)中身が分かるようにラベリングする

いくらキレイに収納しても、外から見たときに何がどこに収納されているのか分からなければ意味がありません。

シールに文字を入力できるラベルライターを使えば、手軽にファイルやボックスをラベリングすることができます。

「あれどこに入れたっけ?」などと取り出すのに時間がかかってしまうと、収納に対してさらなる苦手意識が生まれてしまいます。

(8)定期的に総点検を行う

日頃からきちんと収納を行っていたとしても、書類は次第に増えていき管理しきれなくなってきます。

少なくとも年に1度は、家の中にある書類全てを取り出し、必要なものかそうでないかを点検するようにしましょう。

有効期限が切れたものや、すでに手放した電化製品の説明書・保証書など、管理できていると思っていても意外と出てくるものです。

まとめ

「プリントの種類別収納法」や「収納アイデア」などについてご紹介してきましたが、いかがでしたか?

油断するとどんどん増えて手に負えなくなってしまう書類ですが、少し工夫するだけで快適に管理することができます。

効率的な収納を身につければ、余った時間を有意義に使うこともできるはず。

いざ必要になったときにあわてることのないよう、子どもたちのためにも自分なりの収納法を身につけましょう!

●ライター/あさがみちこ(片付けパーソナリティ)
●追記/パピマミ編集部

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