長時間になってしまうPTA会議をスムーズに進めるコツ4つ

【パパからのご相談】
小学校のPTA会長をやっています。去年までは委員会に所属したり、比較的PTAには積極的に参加していました。今年から頼まれてPTA会長になりました。日々の運営は特に問題ないのですが、会議が長すぎて時間をとられてしまいます。

仕事もあるし、子どもとの時間もとりたいので、早く終わらせたいのですが、周りのお母さんたちの話が長く、違った方向の話になってしまうと話を元に戻すのが大変です。PTAで運営するコツがあれば教えていただけないでしょうか。

a 会議は事前の段取りが大事です!

ご相談ありがとうございます。育児書コンシェルジュの三尾です。

私もPTA会長なので相談者様の気持ちがよくわかります。私の所属しているPTAでは、役員のみなさんに私が忙しい状況であり、仕事も遅くなりがちなことを理解してもらっているため、会議も比較的早く終わることが多いです。しかし、それでもできるだけ早く会議は終わらせたいものです。

さて、PTAでも仕事でも会議は段取りが重要です。特にPTAでは普段話ができていないお母さん方がその場で話し合うことになると、いつまでも続く場合もありますよね。うまく事前に段取りして、会議の場では決めることを決めて終わらせることが大事です。

PTAについては他のPTAがどんなことをやっているか情報をとりにくいですが、大塚玲子さんの『PTAをけっこうラクにたのしくする本』にはそんなPTAの事例がたくさん書いてあります。その中から特に役立つ内容をご紹介します。

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うまく会議を進めるコツ4つ

(1)議題を先に連絡する

その日に決めたいこと、連絡したいことをあらかじめ連絡しておくことで話がスムーズになります。特にPTAの役員や決め事を決めたい委員の方に話を通しておくとよいですね。

仕事でも根回しという言葉がありますが、その場で議論して発散しそうなテーマであれば、さきにキーマンに連絡しておくとうまく進みます。

(2)終了時間を設定する

打ち合わせでは終わりの時間を決めておくことが重要です。決めていないといつまでもダラダラと話を続ける人もいるからです。

可能であれば、議題のタイムスケジュールを決めておくこと。連絡事項と議論するテーマとで分けて、議論については時間を決めてアウトプットを明確にしておくといいですね。

(3)おしゃべりしたい人の場を用意する

PTAの集まりで話をしたいお母さんは多いです。ですので、話をしたいお母さんたちのおしゃべりの場を用意してあげるといいですね。

打ち合わせの前後の30分とか、別の機会にそのような雑談会を用意するなどしてあげると、すっきりして議論がしやすくなります。

(4)最初に帰る勇気を持つ

会議が終わってもまわりのお母さんたちに気を使ってしまって帰れないというケースもあるかと思います。ただ、そこは勇気を持って帰ることが大事です。

簡単なようで意外と難しいので、「用事がある」「子どもの面倒をみないといけない」など、理由を言って帰らせてもらいましょう。


いかがでしたでしょうか。

PTAに関する問題や悩みについて、どう解決したか他のPTAから聞くことは少ないですよね。これらの記事を参考に会議が少しでもスムーズになれば幸いです。

【参考文献】
・『PTAをけっこうラクにたのしくする本』大塚玲子・著

【関連コラム】
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●ライター/三尾幸司(育児書コンシェルジュ)

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